飲み会の幹事を嫌がる人が多い。
確かに日程や店の調整など面倒と思える要素はあるが、やり方さえ間違わなければそれを上回る成果がでるというのに。
という訳で、幹事業をスマートに行い、出来ればお得にする方法を説明をしていきたいと思います。
幹事が面倒な理由
理由として良くあげられるのは以下のような事ですよね。
- 日程を決めるのが面倒
- 店を探すのが面倒
- 詳細連絡が面倒
- ドタキャンする奴がいて面倒
- 集金/支払いが面倒
- 当日の仕切りも面倒
要するに幹事がする仕事すべてですね。
日程を決める
一番最初の仕事にして一番大変な仕事です。
幹事に任命されたらすぐに候補日を決めましょう。
候補日は幹事と主役(歓迎会なら歓迎される人)の都合で絞ってしまって構いません。
候補日はあまり増やし過ぎると、いつまでたっても決まりません。
人数にもよりますが、5～6日程度にしておくのがよいと思います。
ある程度きまったらすぐに、参加可能日をメンバーに確認しましょう。
できれば、開催エリアと予定金額なども書いておくと「検討中」という答えが少なくなります。
以下のような感じだと検討しやすくないですか？
つきましては、以下の日程で参加の可否を6/30(木)までにご返信ください。
また、食べられない物がある方は、記載して頂ければできるだけ対応します。
返信フォーム
○：参加 ×：不参加 △：調整中
7/15（水） （ ）
7/16（木） （ ）
7/17（金） （ ）
7/22（水） （ ）
7/23（木） （ ）
7/24（金） （ ）
現状では以下の内容で考えています。
時間：18:00～ (3時間)
場所：品川駅周辺のどこか
金額：￥4,000位
その他：個室(座敷できれば掘りごたつ)
返信された内容で日程を決めて、直ぐに日程確定の連絡をしましょう。
このとき送別会や誕生日などでは、プレゼントを別に用意することを書いておくとよいです。
幹事がお得情報
送別会や誕生日などでプレゼントを別に用意すると、実際にかかる金額がわかりにくくなるのでピンはねしやすくなります。
「飲み会自体は参加できないけどプレゼント代は出すよ」枠を用意して、飲み会に参加する人より多めにプレゼント代を取れば参加者の負担を少なくもできます。
プレゼントのみ参加：￥500
上記のように案内すれば、参加するかどうかでプレゼント代が変わる事をわかり難くできます。
店を探す
参加メンバーの食べられないものを知っている場合は、それを考慮しつつ主役や自分の食べたいものから決めて構いません。
飲み物はビール・カクテルをベースに考えて、候補がたくさんあるならプラスアルファで好みの日本酒などがあるお店に絞っていきましょう。
幹事がお得情報
自分の行きたい店に決められるのも、幹事の特権です。
「行きたい店」は、もちろん「幹事が得をする店」です。
店選びで得をするには以下の方法が使える店を検討しましょう。
- クーポン割引を使って黙っている
- お食事券で会計して差額を懐へ
- クレジットカード払いでポイントを貯める
クーポン割引は、他の人がクーポンの内容をネットで確認している可能性があります。
なるべく会員限定のシークレットクーポンを使用するのがよいでしょう。
詳細連絡
お店が決まったら、メンバーに詳細を連絡しましょう。
ここで重要な事は、キャンセルの締め切りを明示しておくことです。
当日キャンセルの際、「キャンセル料」が発生します。
以下の内容は必ず書きましょう。
「○日までにキャンセルの連絡がない場合、参加・不参加問わず参加費は払って頂く事になります。」
開催前日と当日にリマインドメールを送る際も忘れずに書きましょう。
ドタキャンへの対応
それでも体調不良やのっぴきならない用事などで、ドタキャンが発生してしまう事もあります。
容赦なく全額払ってもらいましょう。
体調不良や家族看護などが理由で、少しかわいそうに思ったら代理で来れる人を探してあげればよいです。
幹事がお得情報
コースで予約した場合、お店に電話して飲み放題の料金だけ人数を減らしてもらえることもあります。
ドタキャンした人からは満額もらっているのであふれる事になります。
いただきましょう。
集金/支払い
コースで予約した場合は、会を始める前に集金してしまいましょう。
そして支払いも会が始まる前に済ませてしまうと、気楽に飲めます。
その際「もう支払い済ませたんで、追加注文する場合は各自で払ってください」と言いましょう。
幹事がお得情報
ここで店選び時に考えた以下の方法を実行です。
- クーポン割引を使って黙っている
- お食事券で会計して差額を懐へ
- クレジットカード払いでポイントを貯める
当日の仕切り
もう支払いまで済ませているので、仕切りといっても乾杯の音頭と締めのことばくらいです。
上下関係がない飲み会ならば、自分で「では、乾杯」で良いし締めも「じゃあ撤収」くらいで良いと思います。
会社など上下関係がある場合は、事前に上司に「乾杯の音頭や締めのことばをお願いしたい」ことを伝えておけば問題ないでしょう。
「○○部長もしくは○○部長がその場で指名した誰かに、乾杯の音頭を取ってもらおうと思っています」
懇親会などでは、このようなやり方も有効です。
○○部長がやりたくなかったら指名するでしょうし、無茶ぶりされた人の話で会話が始まるきっかけにもなります。
おわりに
正直、幹事でキツイのは日程調整だけです。
一回やり方さえわかってしまえば、周りからの評価も上がるし他のメンバーより安く飲めます。
他のメンバーより安くするのに抵抗がある人もいるかもしれませんが、労働対価です。
気にする必要ありません。
この記事をきっかけに、お得な幹事ライフを始めてみませんか。